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会议流程有哪些,会议的3大流程解析?

从2020年疫情后,公司会议、发布会等等业务开始慢慢复苏,很多企业也开始策划自己的产品发布会和行业交流会,但是在新冠疫情的冲击下,有很多企业关门或至今未开业,对于一些企业来说,对于会议的策划和筹办就要亲自上场。但是很多人并不了解会议举办的流程和所需的物料准备。所以亿蜂在这里为大家简单分享一些会议的流程和所需物料的准备,希望可以帮到要举办会议的企业。

会议流程有哪些,会议的3大流程解析?

会前准备工作

一、确定会议主题、内容及参会名单

会议主题要确定会议形式,产品发布会、论坛、峰会、展会、交流会等,会议整体的流程与环节和参会人员。

二、确定会议场地

预判会议到场人数,根据人数预定不同规格酒店,100人的会场至少要提前2周时间预定,100-300人规模的至少需要提前1个月预定,以此类推,参会人数越多场地预定时间就要提前更多。

三、安排前期准备工作

1、会议总负责人:协调会议和负责会议总体效果

2、确定接待团队:根据到会人员指派若干人员负责,包括接站、报到、住宿、用餐、用车、活动等

3、客人情况:人数、姓名、性别、职务、民族、抵达离开方式时间、活动内容

4、活动准备:活动形式、地点、主持人、邀请函、前往方式

5、会议指南:欢迎辞、日常安排、住房安排、用餐安排、乘车安排、会务组联系方式、服务指南

6、会场布置:准备会议材料、桌花、桌牌、笔本、多媒体设备、话筒、背板、横幅等

7、其他:财务准备、媒体记者、摄影、摄像、合影、录音、礼仪小姐

会议流程有哪些,会议的3大流程解析?

二、会中准备

正式会议开始前要提前到达会议现场,确认会场布置完毕和检查会议过程中要用到的电子设备有无故障、茶歇的准备情况等。跟会期间,总负责人不能离场,要全程密切留意现场,防止突发状况。会议结束后若要用到会场用餐的,一定要安排好客人和衔接时间。会议过程中临时出现问题,要及时与酒店会议负责人联系解决。

三、会议结束后

会议结束后做好总结归档,分析吃此次接待工作中的难点和重点,为下次会议接待做好准备。一场规模大人数多的会议如果没能成功举办,所引发的后果及损失是不可估量的。

一场会议的举办和成功,每一个环节都要认真把控,对于举办会议的人员来说也是一个不小的考验,如果企业里面没有专业的人员,筹划一场会议来说更是难上加难。

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